Bagaimana UKM dapat dengan cepat beralih ke pekerjaan jarak jauh

Banyak perusahaan besar akan diselamatkan dari masalah yang disebabkan oleh gejolak virus Corona. Sayangnya, perusahaan kecil dan menengah tidak akan menerima manfaatnya dalam skala yang sebanding.

Hidup berubah bagi pemilik bisnis. Semakin banyak karyawan yang tinggal di rumah, pelanggan menghabiskan lebih sedikit uang untuk bersantai, dan bisnis di seluruh dunia memberhentikan orang. Di saat menghadapi tantangan yang tidak terduga ini, pemilik bisnis perlu melakukan perubahan besar untuk bertahan hidup.

Bagi banyak UKM, melengkapi diri mereka sendiri untuk pekerjaan jarak jauh adalah satu-satunya solusi - dan itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Pemilik bisnis khawatir tentang masalah komunikasi, isolasi karyawan, masalah keamanan data, dan produktivitas yang berkurang.

Namun tantangan ini dapat diatasi dengan teknologi yang tepat dan beberapa praktik terbaik. Lebih lanjut, ada keuntungan bisnis dari pekerjaan jarak jauh yang melampaui tahan terhadap badai virus corona. 

Perusahaan jarak jauh mendapatkan keunggulan kompetitif, seperti kemampuan untuk merekrut dari kumpulan bakat yang lebih besar dan mengurangi biaya utilitas dan peralatan mereka. Mungkin kelebihan-kelebihan inilah yang menyebabkan fenomena kerja jarak jauh tumbuh 91% selama dekade akhir .

Jika Anda adalah pemilik bisnis yang terburu-buru menyiapkan karyawan Anda untuk bekerja dari rumah, berikut beberapa pedoman dan alat yang dapat membantu memudahkan transisi.

Adakan pertemuan yang efektif di mana pun pemangku kepentingan berada  

Tim jarak jauh hanya seefektif kemampuannya untuk berkolaborasi. Tanpa cara untuk menyatukan karyawan yang terdistribusi, mereka mulai merasa terisolasi dan kinerja mereka menurun. Dan tanpa pertemuan rutin, karyawan tidak dapat memantau dan mereka kehilangan informasi penting.

ContractZen menawarkan perangkat lunak manajemen rapat berbasis cloud yang menjaga pemangku kepentingan tetap sejalan, di mana pun rapat Anda berlangsung - dalam pengaturan virtual atau non-virtual. Saat menyiapkan rapat jarak jauh dengan alat ini, tim Anda dapat menyesuaikan ketersediaan jadwal dan dapat berkolaborasi dalam agenda sehingga hanya item terpenting yang dibahas dalam rapat Anda. Selama rapat, tim Anda dapat membuat catatan dalam portal dan berbagi dokumen sesuai kebutuhan. Setelah rapat, orang dapat mengakses pustaka file, menandatangani notulen, dan menerima penetapan tugas tindak lanjut. 

Untuk memperdalam keunggulan kompetitif tim jarak jauh Anda, integrasi ContractZen untuk Microsoft Teams memudahkan untuk menggabungkan fitur seperti keterangan langsung, terjemahan sebaris, dan kemampuan perekaman.

Undang tim Anda dan target pasar ke pameran dagang virtual dan acara perusahaan

Selama kenyataan ketakutan dan jarak sosial saat ini, banyak bisnis membatalkan semua pameran dagang dan acara perusahaan. Pembatalan seperti itu menghabiskan ratusan jam perencanaan dan ribuan dolar (atau lebih).

Anda tidak harus meninggalkan pertemuan perusahaan yang direncanakan dengan cermat. Gunakan platform acara online seperti Hopin untuk membuat konferensi besar dan pameran dagang berbasis jarak jauh. Alat tersebut mencakup ruang resepsi virtual, panggung acara, kapabilitas jaringan spin-off untuk grup yang lebih kecil, bilik acara virtual, dan banyak lagi.

Meskipun semua karyawan Anda saat ini bekerja dari jarak jauh, Anda dapat (dan harus) terus berinvestasi dalam keterampilan mereka melalui acara perusahaan. Dan jika Anda telah merencanakan acara untuk menyebarkan kabar baik tentang keahlian merek Anda, Anda masih dapat melakukannya secara virtual - berpotensi menjangkau lebih banyak audiens yang lebih beragam daripada yang direncanakan semula. 

Jaga bisnis konsultasi Anda berjalan lebih kuat dari sebelumnya

Perusahaan konsultan praktik pembinaan tunggal dan perusahaan kecil serupa adalah yang pertama menderita selama jarak sosial. Ketika kontak tatap muka berkurang, konsultan di semua industri menyaksikan bisnis mereka menyusut. Melakukan remote adalah satu-satunya jawaban.

Digunakan bersama-sama dengan alat konferensi video, vcita memungkinkan Anda membantu klien tatap muka Anda secara online. Ini membantu Anda dan klien Anda beralih ke penjadwalan janji temu berbasis web swalayan dan memungkinkan Anda mengumpulkan pembayaran online dengan cepat. Terlebih lagi, menggunakan integrasi baru platform dengan Zoom, Anda dapat mengatur bisnis Anda untuk secara otomatis membuat URL pertemuan unik untuk setiap pemesanan janji temu baru, mendorong informasi ini ke kalender Anda dan pemberitahuan konfirmasi pelanggan Anda.

Selanjutnya, Anda dapat menggunakan "kartu klien" platform ini untuk memperkuat hubungan yang Anda miliki dengan kontak Anda. Mudah mengingat nama dan wajah, serta membuat catatan khusus yang berkaitan dengan setiap klien. Dan untuk mempertahankan atau meningkatkan keterlibatan pelanggan dan arus kas Anda, vcita mengirimkan pengingat SMS untuk membantu klien Anda mengingat untuk menghadiri janji temu jarak jauh / video mereka dengan Anda.

Lindungi koneksi jaringan jarak jauh Anda dari pelanggaran data

Pekerja jarak jauh Anda memiliki kebebasan untuk bekerja di mana saja (aman) yang mereka inginkan. Tetapi dengan kemewahan kebebasan datang ancaman pelanggaran data. Jika seorang peretas mencegat aktivitas karyawan yang terkait dengan pekerjaan, mereka juga mendapatkan akses ke dokumen dan informasi sensitif perusahaan Anda.

Risiko keamanan semacam itu membutuhkan VPN. ExpressVPN adalah pemimpin tepercaya dalam keamanan, dan menawarkan jaminan uang kembali. VPN dapat dianggap sebagai terowongan terenkripsi antara perangkat karyawan jarak jauh Anda dan server yang terhubung dengannya. Karena dienkripsi, data di dalam "terowongan" sangat sulit diakses oleh peretas.

Tidak peduli berapa banyak pekerja jarak jauh yang dipekerjakan bisnis Anda atau seberapa sensitif data perusahaan Anda, Anda dapat beristirahat dengan mudah dengan memberikan perlindungan ini.

Cegah kebisingan yang tidak diinginkan yang mengganggu komunikasi jarak jauh

Karyawan jarak jauh tidak selalu memiliki kemewahan keheningan - terutama ketika seluruh keluarga ada di rumah dan rumah Anda telah menjadi kantor, sekolah, dan fasilitas penitipan anak yang terpencil. Suara yang mengganggu membuat karyawan gugup dan menurunkan produktivitas rapat.

Untungnya, seolah-olah secara ajaib, sekarang mungkin untuk membungkam kebisingan latar belakang. Teknologi oleh Krisp memungkinkan Anda "membungkam" kebisingan latar belakang lingkungan yang tidak diinginkan sehingga orang lain yang sedang menelepon tidak dapat mendengarnya. Anda juga dapat menonaktifkan kebisingan latar belakang yang berasal dari orang lain yang sedang menelepon sehingga Anda tidak mendengar suara mereka.

Teknologi ini bekerja dengan mikrofon, headset dan speaker, dan kompatibel dengan ratusan aplikasi konferensi dan pesan suara. Dan sebagai tanggapan terhadap krisis COVID-19, perusahaan saat ini menawarkan paket gratis yang ditingkatkan, selain menurunkan harga pada paket berbayar mereka.

Bekerja dari rumah adalah kebiasaan baru

Isolasi diri dan karantina sedang mengubah masyarakat. Realitas baru ini juga memaksa kita untuk mencari cara baru dan kreatif dalam berbisnis. Tetapi dengan pekerjaan jarak jauh yang tumbuh dengan kecepatan yang mengejutkan, ini sama sekali bukan solusi yang "drastis" atau "ekstrem".

Pertimbangkan untuk mengambil risiko dan memberi karyawan Anda alat yang mereka butuhkan untuk bekerja dari jarak jauh. Biarkan karyawan Anda bereksperimen dengan beberapa platform dan izinkan mereka untuk memilih platform yang paling sesuai untuk mereka.

Sementara banyak bisnis beralih ke pekerjaan jarak jauh sebagai solusi untuk COVID-19, yang lain melakukannya hanya untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Apa pun alasan Anda, peralihan ke pekerjaan jarak jauh adalah keputusan yang dapat menguntungkan karyawan, pelanggan, dan kinerja bisnis Anda.